La gestion des factures peut être automatisée et simplifiée grâce à Odoo, un logiciel ERP complet et flexible. Dans ce tutoriel, nous allons nous concentrer exclusivement sur l'importation de factures dans Odoo, étape par étape. Ce processus peut être effectué via le téléchargement de fichiers ou l'envoi automatique d’e-mails avec des pièces jointes. Suivez ce guide pour configurer et utiliser ces fonctionnalités dans votre environnement Odoo.
Pourquoi automatiser vos factures dans Odoo ?
Automatiser le processus d'importation des factures présente plusieurs avantages, notamment :
- Gain de temps : moins de saisie manuelle, donc moins d'erreurs.
- Fiabilité accrue : les données issues du fichier XML sont précises et respectent le format standard.
- Productivité renforcée : vos équipes financières se concentrent sur des tâches à valeur ajoutée, comme la validation des paiements.
Étape 1 : Méthode 1 - Importation manuelle des factures
1) Télécharger vos fichiers dans Odoo :
- Allez dans Comptabilité > Factures fournisseur.
- Cliquez sur le bouton Charger.
2) Ajouter votre fichier :
- Une fenêtre d’importation s’ouvre. Téléchargez vos fichiers XML ou CSV contenant les informations de facturation.
3) Remplissage automatique de la facture :
- Odoo essaie de reconnaître automatiquement les champs (fournisseur, numéro de facture, montant, etc.). Si des erreurs surviennent ou si le mappage est incorrect :
- Cliquez sur Configurer le mappage.
- Assurez-vous que les colonnes de votre fichier XML/CSV correspondent aux champs d’Odoo.
4) Valider l'importation :
- Une fois le fichier correctement importé, Odoo génère automatiquement des brouillons de factures dans la liste des Factures fournisseur.
- Vous pouvez vérifier et valider chaque brouillon avant de les comptabiliser.
Étape 2 : Méthode 2 - Importation automatique par e-mail
Si vous recevez régulièrement des factures au format électronique, il est possible d’automatiser leur importation grâce à une adresse e-mail dédiée.
1) Configuration de la numérisation des factures :
Dans Comptabilité ‣ Configuration ‣ Paramètres ‣ Numérisation, cochez la case à côté de Numérisation de documents et choisissez si les Factures fournisseurs et les Factures clients (y compris les avoirs clients) doivent être traitées automatiquement ou sur demande.
2) Configurer un alias pour l'envoi des factures dans Odoo :
Vous pouvez configurer votre scanner connecté pour envoyer des documents numérisés à un alias d’email. Les emails envoyés à ces alias sont convertis en nouvelles factures clients ou fournisseurs brouillon. L’alias d’email est désormais disponible dans l’onglet Paramètres avancés du journal. Les emails envoyés à cette adresse seront convertis automatiquement en nouvelles factures clients ou fournisseurs.
3) Tester l'importation automatique
Envoyez un e-mail contenant une facture XML ou PDF en pièce jointe à l'adresse e-mail configurée. La facture envoyée à l'adresse mail en question arrivera directement dans les factures à valider.
Odoo analysera automatiquement l’e-mail et créera une facture fournisseur basée sur les données de la pièce jointe.
Étape 3 : Vérifier et valider les factures importées
1) Accédez à Comptabilité > Factures fournisseur.
2) Toutes les factures importées apparaissent sous forme de brouillons.
Ouvrez chaque facture pour :
- Vérifier les données : fournisseur, montant, taxes, etc.
- Modifier les champs si nécessaire (ex. ajuster les prix ou ajouter des informations manquantes).
3) Cliquez sur Confirmer pour comptabiliser la facture.
Implémentation automatique de vos factures dans Odoo